Johdanto

Moderin taloushallinta kattaa keskeiset toiminnot, kuten maksut, laskutuksen, maksumerkinnät sekä raportoinnin ja analytiikan. Jotta kirjanpito pysyy ajantasaisena ja luotettavana, on tärkeää ymmärtää, miten nämä osa-alueet toimivat yhdessä ja miten Moderia käytetään niiden hallintaan.

Tässä oppaassa käydään läpi Moderin taloushallinnan keskeiset prosessit esimerkiksi kirjanpitäjän ja yrityksen lukuja tarkastelevan henkilön näkökulmasta. Opit, mitä tietoa Moderista tarvitaan kirjanpitoon, miten varmistat datan oikeellisuuden ja millä käytännöillä pidät kokonaisuuden sujuvana yrityksen arjessa.

Parhaat käytänteet: näin raportit ja kirjanpito täsmää

Kaiken perusta matkailuyrityksellä on pitää laskut ja maksut ajantasalla päiväkohtaisesti. Moderissa on mahdollisuus toistaiseksi merkitä myös pelkkä varaus maksetuksi ilman laskua, mutta suosittelemme ensisijaisesti aina laskun tekemistä varaukselle, sillä lasku toimii tarvittaessa kuittina asiakkaalle.

Miten siis hallinnoidaan laskuja ja maksumerkintöjä Moderissa, jotta kirjanpito menisi oikein?

Tai tarkemmin kysyttynä, mikä olisi oikea tapa siis toimia, jotta raporteilla, että Moderissa, näkyisi myös kaikki luvut, niinkuin pitää? 

Voit toki aina operoida Moderissa kuten tahdot, mutta kerromme sinulle nyt pääpiirteittäin ja lyhyen ytimekkäästi, miten on järkevää operoida maksumerkintöjä, laskuja ja maksuja Moderissasi, jotta raportit sekä kirjanpitoon menevä aineisto olisi mahdollisimman luotettavaa. Tämä nimittäin edellyttää tarkkuutta maksumerkinnöissä ja laskuissa.

Tee siis halutessasi näin:

Pidä huoli, että kaikki maksumerkinnät ovat oikein ja korjaa tarvittaessa

Älä jätä maksumerkintöjä mahdollisuuksien mukaan usean päivän päähän, vaan merkkaa saadut maksut samantien varaukselle tai laskulle oikein. Toki näin ei aina ole, jos matkaajaasi laskutetaan vaikkapa jälkilaskulla, mutta ole aina tarkkana siinä, että merkkaat varaukselle ja laskulle saadun rahan oikein. 

Yli- tai alilaskutettu? Väärä maksumerkintä?

Moder on kertomassa sinulle herkästi erinäisten värien ja tekstien muodossa Booking Hubissa, kun olet merkannut esimerkiksi varauksen ja laskun arvon eri summaan. Muista olla tarvittaessa tarkkana, että molemmat (lasku, että varaus) täsmäävät keskenään:

Korjauksia kannattaa harjoitella tekemään ennemmin miinusmerkkisenä, kuin poistamalla maksumerkintöjä, jotta niistä jää jokin jälki varaukselle.

Löydät oppaastamme ohjeet, miten voit käsitellä laskuja ja hyvityslaskuja oikeaoppisesti.

Luo lasku jokaisesta varauksesta

Näin sinulle on myös saatavilla aina kuitti kaikista varauksista, tuotteista ja palveluista. Kaikki tarpeelliset tiedot näkyvät myös aina raporteilla, kun luot jokaisesta varauksesta laskun ja käsittelet niitä yhdessä varauksen kanssa. 

Laskun merkkaaminen maksetuksi merkkaa myös aina kätevästi itse varauksen maksetuksi. Huomioithan, että ainoastaan varaukselle tehdystä maksumerkinnästä ei saa kuittia. 

Ole tarkkana hyvitysten kanssa

Huolehdi aina, että hyvityslaskut ovat tehtynä ja oikea summa on palautettu asiakkaalle myös Paytrailistä tai Stripesta. Älä peruuta varausta ennen, kuin olet tehnyt mahdollisen hyvityslaskun Moderissasi:

Ota huomioon, että Moder mahdollistaa varauksien ja laskujen käsittelyn menneisyyteen avaamalla varauksen lukituksen

Tämä muokkaa tietty vanhempia raporttejasi, jos päädyt jostain syystä muokkaamaan vanhaa ja mennyttä varausta tai vaikkapa laskua. Siksi on hyvä pysyä siinä päätöksessä, että päivän päätteeksi tai seuraavana päivänä käydään kaikki maksumerkinnät ja laskut läpi, jotta ne ovat aina ajantasalla asiakkaalta saadun rahan (tai hyvityksen) kanssa.

Jos kuitenkin päädyt muokkaamaan mennyttä, voit tehdä sen avaamalla varauksen lukituksen. Ohjeet täällä: Varauksien lukitus

Käy säännöllisesti läpi erääntyneiden ja laskuluonnosten listausta Moderissasi

Ihan vain varmuudelta, jos sieltä pääsisikin jokin maksumerkintä unohtumaan tai jokin lasku on jäänyt laskuluonnokseksi. 

Ole tarkkana ryhmävarausten maksumerkintöjen ja laskujen kanssa

Muista merkata ryhmävarauksissa myös jokainen varaus maksetuksi varsinkin silloin, kun vieraasi maksavat itse ja ryhmävaraukset sisältävät mahdollisesti useamman laskun.

Pääset näkemään ryhmävarausten maksumerkinnät helposti esimerkiksi Varaukset-välilehdeltä.

Usein kysytyt kysymykset

Joskus tulee kuitenkin tilanteista, joissa voi mennä sormi suuhun ja autamme Moderin tuessa mieluusti selvittämään mm. raporttien lukuja ja toimintalogiikkaa.

Tässä lyhyesti ja kootusti asioita, joista voi olla hyötyä ennen yhteyden ottamista:

"Miksi kuukausittainen kirjanpitoni ei täsmää?"

Eli tilanne, jossa luvut eivät täsmää ja Paytrailissä tai Stripessä on eri luvut, kuin sinulla Moderissasi.

Tässä muutama ohje, jolla tilanne usein oikaistuu:

1. Käy läpi koko kuukausi Moderissasi ja tarkista aivan jokainen varaus, että ne täsmäävät ja maksumerkinnät ovat oikein - eli tarkista, että varauksen summa täsmää laskuun. Tämä on helpointa tehdä esim. Varauskalenterista käsin!

2. Onko sinulla käsissäsi ja vertailussa oikeat raportit? Et voi nimittäin verrata kauhean hyvin keskenään varauskohtaisia raportteja päiväkohtaisiin raportteihin

3. Onko sinulla kaikki raportit otettu ulos, jotka tarvitset kirjanpitoosi? Osa raporteista on hyvä viedä vaikkapa Exceliin tarkempaa tarkastelua varten ja tehdä tarvittavat filtteröinnit siellä

"Mitä raportteja minun tulisi käyttää kirjanpidossa?"

Parhaimmat kirjanpidon raportit ovat Moderin keskitasolla sijaitsevat, eli nämä:

Suosittelemme täältämm. Talouden yhteenvetoa, Avoimien laskujen raporttia ja Ennakot-raporttia. Joissakin tapauksissa myös Varaukset - check-out on riittävä kirjanpidon tarpeisiin!

Raporttien ohjeet

Tarkemmat ohjeet Moderin raporteista löytyy täältä: Raportit

Kysyttävää?

Me täällä Moderin tuessa olemme apunasi, jos kirjanpidon ja taloushallinnon aiheista tulee mieleen mitä tahansa kysyttävää:

Moder Support

Ma-Pe 9.00-16.00

support@moder.fi

+358 50 375 0747